Automatiser l'envoi de courriels pour le début des camps

Le début des camps est dans moins de deux mois. Vos courriels sont-ils prêts?

À l'aide d'Activity Messenger, vous pouvez:

• Concevoir un courriel pour le début des camps
• Embellir votre courriel avec Canva
• Concevoir un formulaire de consentement et le joindre au courriel
• Plannifier l'envoi du courriel 3 jours avant le début des camps
• Faire le suivi des ouvertures et des clics
• Vérifier que vos campeurs aient complété le formulaire de consentement

Suivez les 4 étapes suivantes pour préparer le tout.

Étape 1 - Importer la liste de vos campeurs

Cliquez sur Listes et Créer. Si vous avez Amilia, choisissez Porgrammations Amilia. Autrement choisissez Téléverser un fichier Excel/CSV pour importer depuis une autre plateforme. Vous serez en mesure de choisir les colonnes suivantes:

• Nom, genre et date de naissance de l'enfant
• Nom, courriel et numéro de téléphone mobile du parent
• Nom, courriel et numéro de téléphone mobile de l'autre parent
• Nom et date de début du camp

Étape 2 - Créer votre formulaire de consentement

Cliquez sur Formulaires et Créer. Choisissez un des formulaires COVID-19 ou concevez le votre. Un formulaire Activity Messenger vous permet de:

• Saisir les informations de l'enfant et des parents
• Présenter vos termes et conditions
• Demander le consentement
• Saisir une signature électronique
• Demander réponses à des questions supplémentaires

Les formulaires remplis sont sauvegardés en document PDFs. Ils sont envoyés aux répondants par courriel, et accessibles dans vos dossiers. Il n'y a pas de limite au nombre de formulaires que vous pouvez créer, ni au nombre de documents PDF dans vos dossiers.

Étape 3 - Créer un gabarit de courriel

Cliquez sur Gabarits et Créer. Choisissez l'échantillon Bienvenue au camp. Adaptez-le à vos besoins. Changez le lien au formulaire de consentement vers celui que vous avez créé à l'étape 2.

Étape 4 - Créer une tâche automatisée pour l'envoi du courriel

Cliquez sur Automatisation et Créer. Créez une nouvelle tâche de type Début d'activité. Choisissez le nombre de jours avant le début du camp pour envoyer le courriel. Choisissez la liste des campeurs créées à l'étape 1. Cliquez sur Configurer le message afin d'y joindre le gabarit créé à l'étape 3. Vous pouvez même mettre en CC les moniteurs de camp.

Utilisez le simulateur pour vous assurer que le courriel sera envoyé au jour prévu.

Faire le suivi des taux d'ouvertures et de clics

Cliquez sur Messages et Consulter tous les messages. Filtrez les Messages automatisés. Trouvez votre message et ouvrez-le. Une fenêtre affichera la liste des courriels envoyés ainsi que les taux d'ouvertures et de clics. Vous pouvez même choisir de renvoyer le courriel aux personnes ne l'ayant pas ouvert.

Prendre les présences

Tel que mentionné la semaine dernière, nous allons lancer une nouvelle fonctionnalité pour la prise de présences. Vos moniteurs de camp pourront facilement prendre les présences et même vérifier que le campeur ait complété son formulaire de consentement. Cette fonctionnalité sera annoncée d'ici la fin du mois de mai.

Vous voulez avoir accès aux listes de présences plus tôt? Contactez-nous.

Martin & Olivier

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